企業の経営層や人事部門の皆さま、社員の出張手配は業務の一環として重要です。時間・コスト・効率性の面で最適な方法を選択する必要があります。

この記事では、海外出張・業務渡航を旅行会社に依頼するメリット・デメリットを解説します。

業務渡航の手配は企業にとって重要な部分となります。効率的かつ効果的に行うことで、コスト削減と業務の最適化を実現できます。海外出張・業務渡航の際に旅行会社を利用することは、多くの企業にとって有益な解決策と考えております。

旅行会社の中には多様な旅行プランや最新情報の提供をしている企業様もございます。こういった施策は社員の方の出張を快適かつ有意義なものにできます。モチベーション向上にもつながり、更にはパフォーマンス向上に寄与する可能性が十分あります。

企業様における出張の手配は、時間とコストの観点から重要な課題です。旅行会社を利用することで、これらの課題を効率的に解決し、社員の方々の満足度を高めることができます。ここでは、旅行会社を利用するメリットについて紹介します。

旅行会社を利用するメリットは下記の3つです。

■時間の節約
■コスト削減
■リスクの回避

それぞれ詳しく解説していきます。

時間の節約

1つ目のメリットは、時間が節約できる点です。オンラインの予約システムやオンライン旅行代理店（OTA）も多く存在しますが、最適な選定を行うには膨大な時間と労力が必要です。
例えばオンライン予約システムやOTAを利用されたお客様からよく頂く声として、以下のものが挙げられます。

・利用しようとしたら長時間のメンテナンスに入ってしまい、時間をロスした

・航空会社ごと、ホテルごとの比較がしにくい、または出来ない

・自分で航空券や宿泊施設を探して予約する時間がない

・問い合わせてもコールセンターが繋がらない、メールが返ってくるのが遅い

昨今、特に若い世代の方々（Z世代）の間で「タイパ」という言葉が流行っています。これは「タイムパフォーマンス」の略称で、「短い時間でどれだけの効果・満足度を得られるか」ということを意味します。
急速化するIT化や働き方のオンライン化などにより、いかに「タイパ良く」作業や業務を進めるかが脚光を浴びるようになりました。

しかし先程ご紹介したお客様の声を聞く限り、お世辞にも「タイパが良い」とは言えないように思えます。当社はオンラインの予約システムを保有しておらず、「不便だな」と思われる方もいらっしゃると思います。
しかしあえてアナログな形式を採択することにより、下記の事項を実現、 法人のお客様より高い評価を頂いております。

・お電話がすぐ繋がる体制を完備。平均2コールほどでスタッフが対応しているため、お待たせすることはありません。

そして最もご好評頂いているのが、請求書払い（後払い）のご対応でございます。要審査制とはなりますが、実際にご利用頂いている企業様・団体様からは、「月々の精算業務が楽で助かる」とお褒めの言葉を頂戴しております。

このように、お客様の貴重なお時間を費やすことなく、また手間・ストレスが無くなりますので、本業に集中でき、通常業務の生産性の向上に貢献できると自負しています。
少しでも当社にご興味持っていただけましたら、ぜひお気軽にご相談ください。専任の担当者がつくことで、相談のしやすさは群を抜いております。当社は気が利くスタッフばかりと、自信をもって言い切ることが出来ます。

コスト削減

2つ目のメリットは、コスト削減です。ただし、オンラインの予約システムやOTAと比べて、割高になることは否めません。というのも、インターネット予約は人件費がかからない為、各社航空券やホテルを割り引いて販売しているケースがほとんどです。対して当社を含めたオフラインで対応させて頂く旅行会社様の場合、各種手数料が発生するケースがほとんどで、総合的に見て割高になりがちです。

そのような状況ですが、当社では出張に必要なサービスを一元化して提供することが多く、トータルでのコスト削減が期待できます。 例えば航空券のみのお手配も承っておりますが、そこにホテルやビザ・レンタカーや現地送迎などもまとめてご依頼頂きますと、手数料は1回分のみの発生となっておりますため、大変お得でございます。

また一部航空会社と直接契約するなど、独自の仕入れルートを開拓しているため、優遇価格でご案内することも可能です。当社では航空券のみですが、オンラインで検索・購入できるシステムをホームページ上で公開しております。ただし独自の仕入れルートで仕入れる航空券に関しては、オンラインでは検索・購入できない、いわば「シークレット商品」として取り扱いをしております。当社の施策は企業様に対してある種の「割引」として反映され、経費削減につながります。

リスクの回避

3つ目のメリットは、リスクの回避です。

ご自身で航空券やホテルを手配された場合、急な変更やキャンセルはもちろん、ご自身で対応する必要がございます。柔軟に対応出来れば良いのですが、そうもいかないケースがございます。それは、航空会社のセールで販売される航空券や、LCC（格安航空会社）の航空券、そしてOTAで航空券を購入していた場合です。こういった航空券は価格の安さが魅力ですが、日程の変更やキャンセルができない、いわば運賃のルールに「訳アリ」な航空券が販売されていることがございます。

価格が安価という点は、企業様にとって大きな魅力だと思います。料金を最重要視されている企業様も事実、多数いらっしゃいます。しかし「安ければいい」という理由で航空券やホテルを即決・自己手配されるのは、かなりリスクがあるように思えます。

業務渡航において、特にご渡航中は何が起きるか分かりません。緊急事態に備えて、日程変更が可能なものや払い戻しができるものなど、運賃のルールが柔軟なタイプの航空券を用意しておくと安心です。いわゆる「格安航空券」より高額ではございますが、価格の妥当性という点においては、決して高すぎるということはないと考えます。

「航空券を仮予約したら、翌日に数万円ほど値上げされ損をした」ということもございます。航空会社は運賃を都度コントロールしているため、運賃改定により値上げをすることがございます。また燃油サーチャージの改定により、航空券の総額が高くなることもございます。こちらに関してはOTAや航空会社から、お客様へお知らせされることは原則ございません。（燃油サーチャージの改定は、事前告知されることがあります）

当社ではそのような金銭面のリスクも考慮し、万全のサポート体制を整えております。運賃改定前や燃油サーチャージの改定で、仮予約された航空券の料金が上がる場合、必ず事前にご連絡・ご相談させて頂いております。

一方で、旅行会社を利用するデメリットは下記の3つです。

■手数料がかかる
■見積り内容次第で時間かかる場合がある

1つずつ解説していきます。

手数料がかかる

1つ目のデメリットは、手数料がかかることです。

メリットの点でも申し上げましたが、オフラインで対応する旅行会社は基本的に、手数料を頂戴することが多いです。むしろ、そのような業態で手数料を取らないという旅行会社を聞いたことがございません。

旅行会社（＝旅行代理店）はその名の通り、お客様の旅行や出張をサポートする・代理で航空会社などとやり取りをすることが使命です。しかし企業とは営利団体でございますから、そういったサービス・サポートに対する「対価」を手数料という形で頂戴しております。

なお、当社は海外航空券のご予約の場合、1件あたり4,400円を頂戴しております。（ビザ代行やホテル等は手数料が異なります）この「4,400円」という料金をどう捉えられるか、判断は各企業様に委ねる次第でございます。

見積り内容次第で時間かかる場合がある

2つ目のデメリットは、見積り内容次第で時間かかる場合があることです。

例えば数十人～100人単位の視察や研修・社員旅行などの場合にありがちなケースでございます。航空会社へ団体航空券の空席・料金の確認をしたり、現地ホテルやオプショナルツアーの空き状況等を問い合わせするのに時間を要するため、必然的にお客様へのご案内も遅くなってしまう、というものです。（旅行会社ごとに方針や手法が異なりますので、あくまで当社のお話です）

頂いたお問い合わせ・お見積りは原則当日のご案内をしておりますが、上記のように大人数でのご渡航の場合は、当日のご案内が難しい状況でございます。ご理解頂けますと幸いです。

今回は、旅行会社を利用するメリット・デメリットについてご案内いたしました。本稿は海外出張・業務渡航の観点から解説しましたので、レジャー渡航の場合はまた異なってくると思います。

日々のお忙しい業務の中で、情報収集や航空券の手配・サービス比較等、ご自身でされるのはかなり大変かと存じます。また経理担当の方も、出張の度に精算業務があり大変...という方もいらっしゃると存じます。

当社では、そのようなお困り・お悩みの企業様のサポートをさせていただいております。創業36年の信頼と実績は確かなものですので、まずは一度ご相談いただけますと幸いです。