企業の人事・総務部門のご担当者様や、海外出張・業務渡航を控えるビジネスパーソンにとって、計画や準備は重要な業務です。効率的かつ安全な出張計画を立てるためには、様々な情報やサポートサービスを把握する必要があります。

この記事では、海外出張・業務渡航を成功させる3つのポイントをご紹介します。

業務渡航とは、企業に属する従業員・団体職員の方が仕事の目的で海外へ行くすべてのプロセスの総称で、一般的に「海外出張」と呼ばれています。数時間のビジネスミーティングから数か月のプロジェクト参加まで、業種や目的によって渡航・滞在期間が異なります。

海外出張・業務渡航は、

といった、企業にとって戦略的に重要な役割を持ちます。

こういった重要性を踏まえた上で、業務渡航の計画と実行は、慎重さが必要です。企業戦略の一部として、人事・総務部門のご担当者様や出張される方は、安全対策・文化的配慮・スケジュール管理など、多面的な準備をする必要があります。
また現地での緊急時の対応方法を事前に計画・共有するといった、安全と業務成功を確保することが求められます。

人事・総務部門のご担当者様や出張される方にとって、業務渡航は単なる仕事義務だけでなく、企業の国際競争力向上、新ビジネスチャンス発見の大きな機会です。従って、業務渡航の安全対策や計画では、優れた情報収集と戦略的アプローチが不可欠になってきます。

業務渡航手配を成功させるためには、準備の初期段階からポイントを着実に抑えていくことで、大きく左右されます。
人事・総務部門のご担当者様や出張される方が手配・計画に際して最も注意すべきは、以下の3点です。

1.情報収集
2.航空券・宿泊施設の早期手配
3.緊急時対応の事前計画

それぞれ1つずつ解説していきます。

情報収集

渡航する国や地域の出入国条件や空港の情報・通信手段や交通手段など、あらかじめ知識として予習しておくと良いでしょう。
よくあるトラブルとして、以下のケースが挙げられます。

・ビザが必要なのにも関わらず、ビザを取得していなかった
・パスポートの残存有効期間が足りず、飛行機に乗せてもらえなかった
・出入国カードが電子での提出に変わっており、登録に手間取った
・乗り継ぎ先の空港が広くて迷った末に、乗り継ぎに失敗した
・乗る予定のバスが、コロナの影響で運休になっていた

大使館や外務省のホームページを参照にしつつ、もし社内に出張予定の国へ業務で行かれた方がいるなら、話を聞いたりして情報収集に努めましょう。

意外と参考になるのが、SNS（特にX）の投稿です。新型コロナウィルスの蔓延以降、出入国条件や空港の状況、交通手段の運行状況が大きく変わった国はいくつもあります。最新の情報が得られやすいという点において、上記2つの手段は有効です。

ただしどちらも、虚偽の情報が発信されていることがあります。ネットの情報を鵜呑みにせず、必要に応じて大使館などへ問い合わせも検討して下さい。

合わせて、治安情報や文化・法律なども事前に知っておくと安心です。治安の良い・悪いエリアや食事のマナー、あいさつやジェスチャーに服装、交通ルールや公共の場での「暗黙の了解」など... 知っておくと良いこと・知っておくべきことはたくさんあります。

こちらも大使館などのホームページで情報収集できるほか、ガイドブックにも基礎知識として掲載されています。

またヨーロッパへ行かれる方は、デモ・ストライキの情報はいつでも得られるようにしましょう。ストライキ等により、電車や飛行機が運休になって、取引先へ行けない・帰国出来ないといった事例は、当社でも何件もございます。

渡航時の安全や緊急事態に備えて、「たびレジ」に登録しておくと大変有用です。「たびレジ」とは、外務省からの最新の安全情報を受信できる海外安全情報 無料配信サービスのことで、多くの旅行者・出張者の方が登録しています。
現地の情報をリアルタイムで知ることが出来るので、登録しておくと良いでしょう。登録はこちらから。

航空券・宿泊施設の早期手配

出張が決まりましたら、航空券や宿泊施設は早めに手配するのがおすすめです。 出発間際になりますと、高額な価格帯の運賃・部屋のみしか空きがなかったり、希望していたフライトや宿泊施設の空席・空室がないという事態もあります。

よくお客様からは、「出発が近くなったら、安い席は空いてこないの？」とお問い合わせ頂きます。結論から申し上げますと、そのようなことはほとんどございません。※航空会社の動向等の事由により、一概には言えません。

航空券も宿泊施設も、安い価格帯の運賃・部屋から予約されていきますので、出発間際には高額な価格帯の運賃・部屋しか空いていない、といったことがほとんどです。

航空会社がセールを行うことがありますが、不定期で開催されるセールをあてに待ち続けるのも、レジャー渡航ならともかく業務渡航においてはリスクがあります。またセールで販売される航空券は、日程の変更やキャンセルが一切できなかったり、事前座席指定が有料だったりと、運賃ルールに「訳アリ」な場合がほとんどで、やはりリスクがあります。

当社では、下記のようなご提案・対策をさせて頂くことで、最適な料金で航空券・宿泊施設をご案内しております。

緊急時対応の事前計画

業務渡航を安全に遂行するために、緊急時の対応についてあらかじめ計画しておきましょう。パスポートや貴重品の紛失、突発的な体調不良や事故・事件、盗難や詐欺・ぼったくり、交通機関の遅延や運休など、様々な緊急事態が想定されます。特にヨーロッパでは、グループによる手口が巧妙なスリに気を付けてください。

こういったトラブル等に備えて、緊急連絡先や現地警察の連絡先、大使館・領事館の場所や連絡先などは、事前に調べた上で控えておくと良いでしょう。またパスポート紛失時の緊急帰国用の証明書発行に備えて、身分証明書やパスポートは1部ずつコピーして携帯しておくと更に安心です。

■夜遅くまで飲み歩かない
■身元が確認できない者からの案内や勧誘に乗らない
■リュックなどは前に背負い、財布は小分けにする

こういった対策をしているかいないかで、被害に遭う確率は変わってきます。比較的治安の良いとされる国・地域の滞在であっても、油断は禁物です。

また海外出張中のリスクに備えるために、海外旅行保険の適用範囲の確認は欠かせません。業務渡航特有のリスクをカバーする保険に加入することは、万が一の際に大きな支えとなります。

プランによっては怪我・病気だけでなく、荷物の紛失や遅延もカバーする保険もあります。内容等吟味したうえで、必ず海外旅行保険に加入しましょう。

今回は、海外出張・業務渡航を成功させる3つのポイントについて解説しました。

1.情報収集
2.航空券・宿泊施設の早期手配
3.緊急時対応の事前計画

上記3つのポイントに留意しつつ、計画的に業務渡航の準備を進めることで、安心安全な出張が実現します。人事・総務部門のご担当者様や出張される方は本コラムを参考に、効率的な業務渡航の手配を目指して頂ければ幸いです。

当社では、そのようなお困り・お悩みの企業様のサポートをさせていただいております。創業36年の信頼と実績は確かなものですので、まずは一度ご相談いただけますと幸いです。